Hallo zusammen!
Als "Neuer" habe ich hier ja noch nicht das große Mitspracherecht, dennoch möchte ich kurz meine Meinung schildern.
Ein Forum-Treffen für alle pro Jahr finde ich super. Dann allerdings mit einer Übernachtung, so dass auch die mit einer längeren Anfahrt auch etwas davon haben. Daher wäre bei mir der Ort eher die zweite Priorität. Wichtiger ist ein verantwortungsbewusster Organisator, der sich um die Rahmenbedingungen kümmert - Schalfplätze, Parkmöglichkeiten, Program, usw.
Dann sollte ein frühzeitiger Termin bekannt gegeben werden, oder ein fixer Termin, der in jedem Jahr gleich ist (z.B.: erstes Wochenende im August) - so kann jeder planen. Da es immer jemanden geben wird, der keine Zeit hat, schlage ich vor, dass "der Organisator" drei Termine vorgibt, an denen er Zeit hat, bzw. die Location zur Verfügung steht und dann melden sich (hoffentlich) für einen dieser drei Termin die meisten Leute und dann kann es losgehen.
Ansonsten könnte man "regionale" Treffen machen - Nord, Süd, Ost, West - auch hier ist wieder ein Hauptverantwortlicher wichtig. Diese könnten auch spontaner Natur sein.
Es ist wohl das Leid der Moderatoren, dass deren Anwesenheit vorausgesetzt wird... 
Lange Rede, gar kein Sinn - ich bin dabei.
Grüße,
Alex